Repensant els Open Space i el disseny despais

Published by Warrior on

Potser treballes a una oficina, una de les moltes que té implantat el sistema d’Open Space o espais diàfans i oberts.

Tot i que entre els criteris de disseny es podria pensar que hi ha el d’aprofitar el m2 d’espai al màxim, i possiblement molts ho facin així, el motiu principal d’aquest tipus de dissenys se centra en altres enfocaments.

Amb l’aparició dels sistemes de qualitat total, cap al 1950, un dels aspectes clau era reduir l’error a zero.

Això va portar a plantejar la relació entre les persones que formaven part del procés de producció, intentant millorar el seu espai de treball i de col·laboració per minimitzar al màxim l’impacte negatiu de la manca de contacte en el desenvolupament de les tasques.

Això va portar a la producció en cadena i en grans quantitats, però el mercat va canviar i va començar a virar cap a la producció a mida, a demanda.

Van aparèixer les metodologies de treball LEAN orientats a aquest fi. I amb això, va arrossegar la visió a l’entorn administratiu, en què es va replantejar la manera com el personal podia ser més productiu i tenir millor relació entre empleats de cara a poder desenvolupar a mida de la necessitat i amb el mínim error.

I amb això, va aparèixer el model d’oficina a l’Open Space. Aquest model ja havia estat concebut el 1950, a Hamburg, amb l’objectiu de facilitar la comunicació i el flux d’idees. Tot i això, a mesura que hem anat evolucionant en la visió d’on demand i personalitzat al client, ha anat canviant la concepció que es té sobre aquest model de distribució espacial (1).

El 1982 sorgeix el document “la transformació de l’organització”, dels consultors Harrison Owen i David Belisle, on es plantejava el concepte de l’Open Space Technology i del que va sorgir la idea dels Hot Desk, per disposar d’un espai reduït al que poguessin treballar nombroses persones aprofitant la superfície disponible en tot moment, és a dir, escriptoris calents, oficines on no hi ha llocs assignats, les taules no tenen amo i no estan ocupades per les pertinences o papers de ningú.

La visió de l’Open Space, o Open Plan, és que, encara que segueix havent-hi jerarquia en qüestió del mobiliari, acomodament i posició de cadascú, tothom està visible i en contacte amb tothom.

A Nechi Group creat una divisió de Design orientat per Human Experience and Behavior encarregada d’analitzar les necessitats de cada col·lectiu i dissenyar entorns propicis per a la seva activitat, atenent criteris de sostenibilitat, digitalització i eficiència.

La realitat dels Open Plan als empleats

L´Open Plan és una eina pensada per facilitar el flux d´idees entre llocs i departaments, crear equip i rebaixar costos.

I el seu èxit ha estat tan notable a nivell mundial com normalitzat i resulta difícil que els projectes de disseny actuals no el tinguin com a base inicial en els seus requeriments per part dels clients. Tal és així que només a Espanya, abans de la pandèmia, el 70% dels empleats d’oficines treballaven a oficines Open Plan.

No obstant això, el resultat final potser no és tan desitjable com podria semblar.

Una investigació (2) de la Universitat de Sydney elaborada a més de 300 oficines el 2017 llançava com a conclusió que el benestar que genera l’absència de parets en un entorn laboral és el més baix de la seva classe.

En un altre estudi similar realitzat per la Universitat d’Exeter, la productivitat a oficines d’espais oberts es redueix en un 15% i el benestar general en més d’un terç.

Un recent estudi (3) publicat a la revista de Cambridge University Press, en condicions controlades experimentalment utilitzant la freqüència cardíaca, la conductivitat de la pell i el reconeixement d’emocions facials per IA, mostren que els efectes del soroll als Open Plan són molt afectant en aspectes com el rendiment cognitiu, l’estrès fisiològic i l’estat d’ànim.

Hi ha una relació causal significativa entre el soroll de l’oficina de planta oberta i l’estrès fisiològic, amb resultats que mostren que aquest soroll augmenta l’estat d’ànim negatiu en un 25% i una resposta a la suor en un 34%. Aquestes dades indiquen que el soroll en espais oberts augmenta l’estrès i genera un estat d’ànim negatiu.

Els nivells crònicament elevats d’estrès fisiològic són perjudicials per a la salut física i mental, cosa que porta a la necessitat de replantejar els espais per reduir l’estrès. A més, tenir un estat d’ànim negatiu sovint també pot danyar la satisfacció i el compromís a la feina, augmentant la probabilitat que els empleats siguin infidels o marxin de la companyia.

D’altra banda, encara que les oficines Open Plan tenien per objectiu augmentar la interacció i la col·laboració entre els treballadors, un innovador estudi (4) realitzat el 2018 publicat per la Royal Society Publishing va descobrir que actualment els empleats en oficines de tipus Open Plan passen un 73% menys de temps en interaccions cara a cara i lús del correu electrònic i la missatgeria sha disparat en més del 67%.

Com millorar l'espai de treball

S’ha demostrat que els llocs de treball que faciliten un contacte més freqüent i de més qualitat amb els altres han millorat la comunicació i la col·laboració en les tasques, la satisfacció laboral i el suport social.

El disseny del lloc de treball hi influeix significativament. La construcció d‟un fort sentit de comunitat és el factor clau.

Això s’aconsegueix en gran mesura a través de l’entorn de treball físic: espais nets, passadissos estrets, cuines comunes i espais similars on es tendeixi a la socialització.

Tot i això, la necessitat de concentració i treball individual enfocat és també essencial. Quan els empleats no es poden concentrar, tendeixen a comunicar-se menys. Fins i tot es poden tornar indiferents cap als seus companys de feina.

És evident que, si es disposa d’un Open Plan que no es pot transformar, ja sigui per impossibilitat de disposar de despatxos tancats o, simplement, per una qüestió d’amortització de la inversió realitzada, cal pensar en alternatives viables per millorar l’experiència de els seus empleats.

La pandèmia de Covid ha posat de manifest la possibilitat, més o menys ben resolta, de teletreballar. Alternar part del temps entre teletreball i feina des d’oficines és una alternativa més que digna per trencar amb la rutina.

Però hi ha altres alternatives. La més simple, emmascarar el so amb so ambiental dissenyat per fer que altres persones parlin de manera menys intrusiva.

Els tractaments acústics en superfícies, la inclusió d’envans o elements fonoabsorbents entre zones és una altra alternativa que busca minimitzar l’impacte del soroll de fons.

I com a complement per augmentar el benestar, les càpsules per dormir, l’aire filtrat per parets verdes i els aliments saludables col·locats selectivament són realitats a molts llocs de treball.

Els programes de benestar, com ara sessions de mindfulness, esport, ioga i altres mesures com les membresies amb descompte en fons de salut i gimnasos i els serveis de detecció mèdica són de gran valor perquè els empleats se sentin a gust.

No obstant això, no convé abusar d’aquests darrers aclaparant amb la informació sobre la seva salut. Les investigacions han demostrat que aquests programes no acostumen a canviar els comportaments nocius ni ajuden a desenvolupar nous hàbits. Dir-los per què i com millorar la seva salut no provoca canvis de comportament perquè el comportament sovint difereix de les intencions.

El 2016, l’equip d’aliments de Google i el Centre d’informació del client de Yale van estudiar com l’economia del comportament podia millorar les opcions de salut dels empleats.

Perquè un empleat canviï de comportament cal forçar la rutina i l’acceptació de l’acció perquè es converteixi en part de la manera de fer, del pensament automàtic.

Aprofitant les dinàmiques de canvi de rutines sobre la base de la possibilitat de la presa de decisió, per exemple a l’elecció d’aliments saludables, podem incorporar altres valors relacionats amb l’ús sostenible i la cura al medi ambient.

Finalment, transformar en experiencial el seu pas per l’oficina, amb l’ús de materials, de música, d’aromes, d’imatges, de la interacció amb l’entorn, gamificant l’àmbit laboral, permetrà alinear les preferències dels empleats amb la identitat la companyia.

La investigació (5) també mostra que la qualitat de l’aire i la il·luminació a la feina poden tenir efectes significatius en la funció i la productivitat del cervell.

Els baixos nivells d’oxigen, els gasos tòxics dels mobles i els productes químics tòxics són comuns als llocs de treball moderns, mentre que la mala il·luminació pot causar mals de cap, fatiga visual i cansament.

L’ús de sistemes de regulació de la temperatura de color de la llum, o sistemes d’il·luminació circadiana que segueix els patrons de la llum natural al llarg d’un dia, fa que el cos alliberi melatonina en els moments adequats, cosa que ajuda a els empleats a relaxar-se després de la feina i millora la qualitat del son.

L’ús de sistemes de filtració d’aire, així com de materials i mobles que no continguin productes químics com el formaldehid, pot contribuir significativament al benestar i la productivitat dels empleats. També s’ha demostrat que proporcionar ventilació natural, vistes de la naturalesa i vegetació al lloc de treball millora el benestar i la productivitat dels empleats.

Les investigacions (6) han demostrat que els llocs de treball amb una estètica agradable poden ajudar a generar confiança dins les organitzacions.

Diverses investigacions (7) han demostrat que les persones veuen els entorns laborals semblants de manera diferent. En lloc d’un enfocament únic per a tothom, com és tradicional en el disseny de planta oberta, els entorns de treball han de proporcionar diverses opcions que ajudin els empleats a treballar de manera eficaç.

Per aconseguir això és necessari proporcionar a l’empleat diferents zones per a diferents tipus d’activitats i necessitats, i cada empleat en tindrà segurament unes de molt diferents a la resta.

L'experiència de Nechi Group

Durant els darrers anys, a Nechi Group hem dut a terme el disseny d’Open Plans per a diverses companyies i hem pogut analitzar els resultats d’una manera no tant basada en dades basades en mesura com en entrevistes de tipus experiencial.

Els nostres resultats mostren una acceptació a l’espai de treball per a aquells empleats que ja pertanyien a la companyia abans de la reforma dels seus espais, és a dir, duien a terme la seva feina en un espai de treball anterior a la reforma cap a un open pla. davant de la nova situació era favorable.

Tot i això, el que observem és que les respostes no eren tant davant del canvi de model com a la millora de l’espai, és a dir, la majoria dels casos, abans de passar d’un espai de treball obert es trobaven treballant en cubicles petits, amb instal·lacions deficients i envellides i amb muntanyes de papers, armaris abarrotats i amb parets gairebé a l’esquena pel que vindria a ser un entorn amuntegat i poc saludable.

Un dels impactes positius que va portar l’Open Plan és la desaparició de parets a l’esquena i elements que provoquessin estrès per amuntegament, un factor important a tenir en compte. El fet de passar hores en entorns reduïts provoca una sensació d’ofec i de bloqueig que genera estrès i violenta als subjectes amuntegats. L’Open pla, en trencar les barreres, elimina aquest condicionant negatiu.

Aquest efecte positiu d’obertura era el que les persones que entrevistem ens estaven referint com a gran millora en la seva qualitat de treball.

No obstant això, en aquells que entraven com a nou personal ja no valoraven aquesta variable, de manera que el factor soroll era de més pes.

D’altra banda, una vegada superada la barrera de temps en què els subjectes “veterans” deixaven enrere el record negatiu de l’amuntegament, entraven a la corba de queia d’interès pel seu espai de treball obert i començaven a valorar com a negatiu el factor soroll , entre altres.

Gràcies al mesurament de l’expressió facial d’emoció, l’ús d’edició amb casc d’EEG i de sensors de ritme cardíac vam poder corroborar que, efectivament, treballar en un pla de manera continuada mostrava índexs elevats d’estrès quan l’activitat a l’espai de feina era intensa. Això ho fem gràcies a l’ús de la nostra plataforma basada en IA d’anàlisi i interacció amb el comportament i l’experiència E-Motion.

No obstant això, la disposició estratègica d’elements de ruptura amb la rutina, físic, com a espais tipus office (pensat per a la interacció social) sales de relaxació (ioga, gaming, etc) i les experiències virtuals gràcies a la tecnologia (so, aroma, llum i imatge) van generar canvis en la sensació de l’entorn fins al punt que contrarestaven eficaçment els efectes negatius.

Gràcies a la nostra experiència, el nostre equip de disseny ha creat una divisió de disseny orientat a Human Experience and Behavior (disseny orientat a l’experiència i el comportament humans) encarregada d’analitzar les necessitats de cada col·lectiu i dissenyar entorns propicis per a la seva activitat, atenent a criteris de sostenibilitat, digitalització i eficiència.

Fonts

(1) Menéndez, G. (2016). El treball a oficines open space. URL: https://prevencontrol.com/prevenblog/oficines-obertes-a-la-creatividad-y-la-colaboracion-open-space/

(2) Colenberg, Susanne & Jylhä, Tuuli & Arkesteijn, Monique. (2020). The relationship between interior office space and employee health and well-being – a literature review. Building Research & Information. 49. 1-15. 10.1080/09613218.2019.1710098. URL: https://www.researchgate.net/publication/338666898_The_relationship_between_interior_office_space_and_employee_health_and_well-being_-_a_literature_review

(3) Sander, E., Marcs, C., Birt, J., Stead, M., & Baumann, O. (2021). Open-plan office noise is stressful: Multimodal stress detection in simulated work environment. Journal of Management & Organization,1-17.
doi:10.1017/jmo.2021.17 URL: https://www.cambridge.org/core/journals/journal-of-management-and-organization/article/abs/openplan-office-noise-is-stressful-multimodal-stress-detection-in-a-simulated-work-environment/F3EF8D2DF47767F18CBF5C081D6AB3A0

(4) Bernstein ES, Turban S. 2018 L’impacte de la ‘open’ workspace on human collaboration.Phil. Trans. R. Soc. B 373: 20170239. http://dx.doi.org/10.1098/rstb.2017.0239

(5) Yousef Al horr, Mohammed Arif, Martha Katafygiotou, Ahmed Mazroei, Amit Kaushik, Esam Elsarrag (2016). Impact of indoor environmental quality on occupant well-being and comfort: Review of the literature. International Journal of Sustainable Built Environment. URL: https://doi.org/10.1016/j.ijsbe.2016.03.006 .

(6) Baer, ​​MD, et all (2018). “Look and Feel”: Situational Normality, Situational Aesthetics, and the Perceived Trustworthiness of Organizations. URL: https://doi.org/10.5465/amj.2016.0248

(7) Sander, EJ, Caça, A., Jordan, PJ (2014) A Framework per Understanding Connectedness, Instrumentality and Aesthetics aspectes de la Physical Work Environment